يتولى ادارة سكرتارية مجلس الجامعة رئيس الجامعة مباشرة ويتولى مهام مجلس الجامعة وفقاً للتوصيف الوظيفي، ويقوم بأرشفة جميع المعاملات والسجلات في ملفاته ليتم الرجوع إليها عند الضرورة. يجب أن يكون أمين مجلس الجامعة على الأقل (درجة أستاذ مساعد) من ذوي الخبرة الإدارية العالية والحفاظ على سرية جميع المعلومات تتكون أمانة مجلس الجامعة